Procedure amministrative
18 - L'amministrazione della Diocesi deve rispondere a comunionalità, funzionalità, trasparenza. Tutta la gestione economico-finanziaria si svolge in base al bilancio preventivo annuale ed è unica.
L'unità elementare dal bilancio è rappresentata dal capitolo. Per ciascun capitolo di entrata e di spesa il bilancio di previsione indica l'ammontare delle entrate e delle spese che si prevedono. Tra l'entrate è iscritto l'ammontare presunto del fondo cassa. Il bilancio di previsione ha natura autorizzativa e l'Ente Diocesi non può disporre pagamenti in eccedenza alle previsioni indicate nei capitoli, salva apposita delibera di variazione di bilancio dal C.A.E.D., secondo le indicazioni dell'Arcivescovo.
Per stilare il bilancio preventivo di spesa, ogni Servizio di Curia (ovvero Ufficio pastorale, amministrativo, commissioni, consulte, enti che fanno parte dell'ente diocesi) deve presentare al Vicario Generale entro il 30 settembre di ogni anno il proprio preventivo di spesa che dovrà comprendere i rimborsi spese e le attività occasionali previste. La segreteria generale della curia predisporrà il preventivo delle spese di stampa, cancelleria e posta. Le spese degli altri servizi generali e il personale laico saranno proposti dall'economo diocesano, mentre quelle del personale sacerdotale sarà predisposta dal Vicario Generale.
19 - Il Vicario Generale e l'Economo presenteranno al C.A.E.D. il preventivo di spesa suddiviso per uffici. Il preventivo e il consuntivo dell'ente seminario saranno proposti all'Arcivescovo a parte dal bilancio diocesano. Si tenda acchè il Seminario abbia un'amministrazione autonomia secondo criteri che saranno maturati nel Consiglio Presbiterale.
20 - Il bilancio preventivo sia predisposto entro e non oltre il 31 ottobre dell'anno precedente. Il bilancio di previsione comprende:

1. un prospetto di costi contenente, per ciascuno, la denominazione e la somma proposta, confrontata con quella risultante per il medesimo conto del precedente bilancio approvato;
2. gli allegati eventualmente necessari per la migliore illustrazione delle proposte di bilancio.

I risultati della gestione dell'anno sono riassunti nel bilancio consuntivo, con funzione di rendiconto annuale.
Il rendiconto annuale è costituito dal conto economico, dal conto del patrimonio e dalla nota integrativa. Il rendiconto contiene il conto del bilancio, che dimostra i risultati della gestione; il conto del patrimonio dell'esercizio, delle variazioni verificatesi nel corso dell'esercizio, e della consistenza alla fine di esso. Al rendiconto sono uniti tutti gli allegati necessari per la sua migliore illustrazione.
21 - Il responsabile dell'istruttoria
I responsabili dei Servizi sono responsabili dell'istruttoria dei procedimenti assegnati cui sono preposti. In mancanza, la responsabilità dell'istruttoria compete direttamente al Vicario Generale. Il responsabile dell'attività, non appena questa si è conclusa, trasmette gli atti di natura economica, vistati dal Vicario Generale, all'Economo diocesano.
22 - Poteri di firma
L'Ordinario diocesano esercita il potere di firma e per gli atti bancari prevede l'adozione di firma congiunta con l'Economo diocesano e il Responsabile laico dell'amministrazione.
Gli atti che hanno rilevanza esterna della diocesi sono sottoscritti dall'Ordinario diocesano salvo che non rientrino nelle attribuzioni conferite ai Responsabili dei servizi.
Salvo che sia diversamente disposto dalla presente Istruzione, il Responsabile di un Servizio esercita i poteri di firma per tutti gli atti interni di competenza del Servizio cui è preposto; tuttavia, quando tali atti abbiano rilevanza economica, dovranno essere vistati dal Vicario Generale-Moderatore di Curia.
23 - Le entrate ordinarie sono:
- Diritti di Cancelleria;
- Quota sulle messe binate e trinate;
- Tassa di autorizzazione per le feste religiose ed offerte, in occasione delle feste, per il Seminario e la Carità Diocesana;
- Canoni di locazione sui fabbricati ed affitto terreni;
- Interessi derivanti da investimenti finanziari.
24 - Le spese ordinarie sono:
- personale dipendente;
- servizi generali: attrezzature, telefono, luce, riscaldamento, posta, cancelleria, stampa;
- rimborsi spesa (da richiedere su apposito modulo vistato dal Vicario Generale);
- attività occasionali.
25 - Le spese da sostenere per esigenze urgenti e non prevedibili possono essere proposte ed eseguite, eventualmente sarà utilizzato il fondo di riserva, col permesso del Vicario Generale fino a cinque milioni; le spese straordinarie eccedenti i cinque milioni dovranno essere approvate dall'Arcivescovo. Le straordinarie autorizzate dal Vicario Generale o dall'Arciverscovo andranno successivamente portate all'esame del C.A.E.D.
Contabilità e gestione del patrimonio
26 - Le scritture contabili
Il servizio Contabilità, Cassa e Bilancio tiene le scritture cronologiche e sistematiche necessarie sia in relazione alle entrate, alle spese ed al movimento di cassa, sia in relazione alla consistenza patrimoniale ed alle sue variazioni. Sono scritture finanziarie:

1. il giornale di cassa, che evidenzia cronologicamente tutti i movimenti di cassa;
2. il libro copia mandati e reversali, che evidenziano cronologicamente le entrate e le spese nelle fasi della riscossione e del pagamento;
3. le scritture ausiliarie, che evidenziano le operazioni relative alle ritenute di ogni tipo.

27 - Il Servizio di Cassa
Si provvede al Servizio di cassa della Diocesi mediante un istituto di credito, cui è affidato l'esercizio del Servizio stesso. Presso tale istituto possono essere accesi uno o più conti correnti bancari. Il Servizio di cassa viene disimpegnato sulla base di un'apposita convenzione stipulata con l'istituto di credito.
Presso il Servizio Contabilità, Cassa e Bilancio è costituito un fondo di cassa, denominato Cassa economale, il cui ammontare viene fissato, entro i limiti di bilancio, con provvedimento dell'Ordinario diocesano.L'ammontare complessivo delle spese disposte a valere sulla cassa economale non può superare, globalmente, l'importo di £20.000.000; ulteriori uscite possono essere autorizzate dall'Ordinario diocesano solo previa presentazione del rendiconto delle spese precedentemente effettuate.
La Cassa economale è utilizzata per le minute spese dei Servizi, per eventuali anticipi per indennità di missione nonché per far fronte ad ogni spesa urgente ed indifferibile, previa richiesta del settore competente e visto autorizzato del Vicario Generale.
28 - Scritture di cassa
L'Economo diocesano fornisce ogni necessaria istruzione perché le uscite a valere sulla cassa economale siano debitamente annotate in appositi registri.
La gestione della Cassa economale è sottoposta a verifica almeno ogni tre mesi da parte del Vicario Generale, che può riferirsi al servizio di verifica di cui al n. 16.
29 - Liquidazione delle spese
Sono spese tutte le uscite cui la Diocesi deve provvedere a carico del proprio bilancio per effetto di deliberazioni assunte dai competenti Servizi secondo le disposizioni previste dalla presente Istruzione o da altre norme comunque applicabili. La liquidazione delle spese consiste nella determinazione dell'esatto importo da pagare, e nell'individuazione del soggetto creditore.
I pagamenti sono disposti previa formazione di ordinativi, fatti dopo aver verificato la legittimità della spesa, della regolarità della documentazione ad essa inerente, dell'esatta imputazione a bilancio e della disponibilità dei fondi sul relativo capitolo.
Il pagamento degli ordinativi di spesa viene effettuato mediante emissione di mandati di pagamento sottoscritti dal responsabile del Servizio, vistato dal Vicario Generale e dall'Economo diocesano secondo le rispettive competenze; ai mandati si allega copia del relativo ordinativo.
I mandati di pagamento contengono le seguenti indicazioni:

1. esercizio di competenza;
2. numero d'ordine progressivo e conto d'imputazione;
3. nominativo del creditore;
4. causale del pagamento;
5. somme da pagare in cifre ed in lettere;
6. modalità di estinzione del titolo;
7. data di emissione.

I mandati devono essere scritti con chiarezza, senza cancellazioni o alterazioni di sorta. In caso di errori materiali che non rendano opportuno l'annullamento e la sostituzione del titolo, si provvede con annotazioni a tergo.
I mandati che si riferiscono a spese dell'esercizio in corso devono essere distinti da quelli relativi a spese di esercizi scaduti.
I mandati di pagamento saranno presentati dagli uffici pastorali e da quello amministrativo al Vicario Generale che li visterà badando a mantenere le cifre previste nel preventivo. Successivamente l'Economo darà l'autorizzazione di cassa.
30 - Il Patrimonio della Diocesi
Il patrimonio della Diocesi è costituito da beni immobili e mobili, che sono descritti nell'inventario.
L'inventario dei beni immobili deve contenere le seguenti indicazioni:

1. la denominazione e l'ubicazione;
2. i titoli di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, ed i dati catastali;
3. le servitù, i pesi e gli oneri di cui siano gravati;
4. il valore iniziale e le eventuali successive variazioni;
5. l'uso cui sono destinati e l'ufficio cui sono affidati;
6. gli eventuali redditi.

L'inventario dei beni mobili deve contenere le seguenti indicazioni:

1. la denominazione e la descrizione secondo la natura, la specie, lo stato di conservazione;
2. il luogo in cui si trovano;
3. la quantità o il numero;
4. il valore.

I mobili e le macchine sono valutati per il prezzo di acquisto, ovvero di stima o di mercato se trattasi di oggetti non pervenuti per acquisto.
I titoli ed i valori pubblici e privati sono valutati al prezzo di borsa del giorno precedente a quello della compilazione o revisione dell'inventario, se il prezzo è inferiore al valore nominale; e per il valore nominale, qualora il prezzo sia superiore.
31 - Attività contrattuale della Diocesi
Agli acquisti, alle forniture, alle vendite, ai lavori ed ai servizi della Diocesi si provvede con contratti. Una volta esperite le procedure interne di cui agli articoli seguenti, i contratti della Diocesi sono sottoscritti dagli Organi competenti a rappresentare la Diocesi.
La competenza a rappresentare la Diocesi ai sensi del comma precedente è distribuita tra i Servizi di Curia della Diocesi in funzione delle attribuzioni.
Le opere e le somministrazioni di valore inferiore a £ 1.000.000 possono essere eseguite in economia.
I contratti della Diocesi sono stipulati dai Responsabili degli uffici in funzione delle rispettive competenze, fino a £500.000, dall'Economo diocesano fino a £ 1.000.000; dal Vicario Generale fino a £ 5.000.000; gli altri contratti saranno firmati dall'Arcivescovo sentito il C.A.E.D.
Il valore dei contratti si determina in relazione all'importo delle prestazioni dedotte. Per forniture continuative o frazionabili, non è ammessa la parcellizzazione, ed il valore del contratto si determina in relazione all'importo complessivo delle forniture delle prestazioni previste.
La scelta dei contraenti con cui stipulare i contratti della Diocesi si ispira a criteri di imparzialità e trasparenza. Costituisce criterio fondamentale per la scelta del contraente l'accertamento della sua capacità tecnico-organizzativa ed economica, in relazione all'oggetto del contratto da stipulare, nonché la verifica della sua probità ed onestà morale, nonché della sua correttezza ed affidabilità commerciale.
Per la scelta del contraente con cui stipulare i contratti della Diocesi occorre procedere all'interpello per iscritto dei concorrenti, individuati in numero non inferiore a sette nella deliberazione di contrattare.
Con determinazione motivata inserita nella deliberazione di contrattare, si può disporre che il contratto sia stipulato a trattativa privata qualora:

1. il contratto abbia ad oggetto lavori o forniture che , per diritti di esclusiva o simili, non possano essere prestati che da uno o da determinate Ditte;
2. il contratto abbia ad oggetto beni o prodotti da acquistarsi tramite organismi cooperativistici a cui la Diocesi sia formalmente associata;
3. il contratto abbia ad oggetto lavori o forniture tecnicamente connessi con altri beni od impianti già acquistati dalla Diocesi;
4. il contratto abbia valore inferiore a £ 5.000.000;
5. il contratto abbia ad oggetto lavori o forniture di eccezionale urgenza.

I contratti stipulati dalla Diocesi devono contenere tutte le clausole necessarie ad assicurare che il contenuto di ogni altra norma di legge o di regolamento applicabile.
I contratti della Diocesi devono indicare il prezzo in modo chiaro e preciso. Per i contratti di forniture a carattere continuativo, può disporsi l'adeguamento del prezzo con riferimento a scadenze e parametri certi ed obiettivi, determinati in prezziari, listini, quotazioni o quant'altro debitamente approvati dai competenti organismi pubblici.
I contratti della Diocesi devono indicare, altresì, la durata del rapporto o, comunque, la sua scadenza, con esclusione di ogni clausola di tacito rinnovo.
In apposite clausole devono essere inoltre previste:

1. le modalità di pagamento, con esclusione di pagamenti a mezzo tratte o cambiali;
2. le penali in caso di ritardo nella prestazione, con importi definiti per ogni giorno di ritardo;
3. per i contratti relativi a servizi o forniture essenziali, la facoltà della Diocesi di provvedere altrimenti in caso di inadempimento del fornitore, con addebito al fornitore inadempiente dei maggiori oneri sopportati o dei danni comunque subiti.

La presentazione delle offerte è eseguita nelle forme prescritte nella deliberazione di contrattare.
La deliberazione di contrattare prevede in ogni caso che le offerte siano formulate per iscritto, e vengano presentate in buste sigillate, in modo che ne sia garantita la segretezza. L'apertura delle buste avviene pubblicamente nella data prestabilita nella lettera d'invito, alla presenza dei concorrenti che ne facciano richiesta.
Di tutte le operazioni compiute per l'aggiudicazione del contratto viene redatto apposito verbale.
Le opere di manutenzione ordinaria degli immobili e degli impianti della Diocesi sono appaltate con contratti di durata non superiore a tre anni, ma l'Ordinario diocesano può autorizzare, con provvedimento motivato, la stipula di contratti di maggiore durata.
B) La Parrocchia
32 - La parrocchia è una comunità di fedeli. Questi devono essere educati a crescere nello spirito di partecipazione, di collaborazione su tutti i piani, anche economico.
Nella nostra Arcidiocesi bisogna lentamente ma convintamente superare la mentalità verticistica ed entrare in quella comunionale.
Per questo non è solamente il prete a gestire l'economia. Il suo ruolo è quello di "uomo della parola, dei sacramenti, della comunione".
Egli non è, quindi, il factotum ma il presidente nella Comunità. Deve saper presiedere anche l'aspetto amministrativo ma non disperdersi in esso.
33 - La parrocchia è anche una persona giuridica costituita con decreto dall'Ordinario Diocesano e riconosciuta civilmente con decreto del Ministero dell'Interno. Dopo il riconoscimento deve essere iscritta nel registro delle persone giuridiche presso il Tribunale civile.
E', perciò, un soggetto di diritto: ha un suo codice fiscale, un suo patrimonio, un rappresentante legale.
34 - Come si amministra una parrocchia?
Si tenga conto dei canoni del C.J.C. ( Libro V, Tit. II - L'amministrazione dei beni; e particolarmente il can. 1284 e 1286).
Bisogna sempre distinguere la funzione del parroco e quella del Consiglio parrocchiale per gli affari economici (C.P.A.E.).
Il parroco nella sua funzione di amministratore: - vigila affinché i beni affidati alla sua cura siano custoditi, non abbiano danni, o peggio, vadano perduti;
- cataloga documenti e strumenti sui quali si fondano i diritti della Parrocchia circa i beni, conservandoli in un archivio e depositando gli originali nell’archivio della Diocesi;
- osserva le disposizioni canoniche e civili;
- se necessario, stipula contratti di assicurazione;
- tiene in ordine i libri contabili;
- redige il rendiconto amministrativo, al termine dell’anno, e lo presenta in Diocesi entro il 31 Marzo dell’anno successivo.
- È opportuno che vi sia un continuo e costante riferimento ad un esperto in amministrazione, di provata onestà.
- Si preveda e si provveda acchè ogni parrocchia abbia il suo incaricato per la sensibilizzazione per il sostentamento del clero.
35 - Il danaro contante sia depositato in conti correnti bancari o postali intestati alla parrocchia, a firma del parroco pro-tempore.
Lo stesso si faccia per il danaro dei gruppi parrocchiali o di attività espresse collateralmente dalla parrocchia (scuola, bar, ecc…).
Non mescoli, mai, nei suddetti conti danaro appartenente a lui come persona.
Il parroco, con licenza dell’Ordinario, può delegare ad un persona di sua fiducia, la facoltà di riscuotere.
36 - E’ importante prestare attenzione a quanto segue: - Tutte le offerte dei fedeli al parroco si presumono fatte alla parrocchia, salvo non consti il contrario da dichiarazione del donante.
- Questa norma vale anche per le parrocchie affidate ai religiosi.
- Parimenti si presumono della parrocchia le offerte dei fedeli fatte ad altro sacerdote o persona che svolga qualche incarico parrocchiale.
37 - Consiglio parrocchiale affari economici.
-E’ obbligatorio, secondo il codice di Diritto Canonico, che in ogni parrocchia ci sia il Consiglio Parrocchiale per gli Affari Economici.
- Il Consiglio di amministrazione parrocchiale è una forma di partecipazione alla vita della comunità.
- E’ bene tener conto della competenza dei laici circa l’amministrazione e l’economia.
- Sia composto almeno da tre persone, compreso il parroco. Tuttavia, sul numero, si tenga conto della popolazione della parrocchia.
- Dura tre anni ma i suoi membri laici possono essere rieletti, non, però, oltre due trienni.
- I membri, per essere nominati, sono proposti al parroco dal Consiglio Pastorale Parrocchiale o se è possibile, meglio, dall’Assemblea parrocchiale.

• I membri siano scelti tenendo conto oltreché della loro professionalità anche della loro ecclesialità attiva, convinta, e della loro onestà e saggezza.

- Il Consiglio deve riunirsi ogni trimestre. Sottoscrive il verbale delle adunanze oltreché il bilancio consuntivo, preventivo e la nota esplicativa di fine anno.
- Pur se il Consiglio ha valore consuntivo, tuttavia, deve superare due ambiguità: l’autoritarismo del parroco, un certo populismo o rivendicazioni dei componenti ed entrare nello spirito di comunione.
- Il Consiglio per gli affari economici informi la comunità parrocchiale, il Consiglio Pastorale Parrocchiale, sul rendiconto annuale.
38 - Bisogna ben distinguere ciò che è del Parroco e ciò che è della Comunità.
Infatti, la parrocchia è soggetto (persona giuridica)distinto dal Parroco (persona fisica) che ne è l’amministratore unico. La parrocchia ha un suo patrimonio e propri rapporti giuridici, distinti da quelli del sacerdote, persona fisica.
Questi appena nominato parroco, ai sensi della legge n.222/1985 fa parte del nuovo sistema che stabilisce una personale remunerazione per le necessità della sua vita.
39 - Per ben chiarire tale distinzione si precisa e si sottolinea:
- le offerte in occasione dell’amministrazione dei sacramenti e dei sacramentali competono alla Parrocchia;
- le offerte in occasione dell’amministrazione del sacramento della cresima sono devolute al Fondo Diocesano di Solidarietà del Clero;
- eventuali residui dalle feste sono per la vita amministrativa della parrocchia;
- le offerte per la celebrazione della S. Messa competono al sacerdote come persona fisica;
- i locali della Chiesa parrocchiale, le sue pertinenze, la casa canonica appartengono alla parrocchia. La manutenzione di essa spetta al Consiglio parrocchiale degli affari economici;
- l’intestazione dell’autovettura spetta alla persona fisica del sacerdote, se è di sua proprietà.
40 - Per tale distinzione tra amministrazione personale ed amministrazione parrocchiale. Bisogna tenere distinta la contabilità del Parroco (privata) da quella della Parrocchia.
Conta, ancora:
- contabilizzare in entrata come offerta ovvero come prestito tutti gli apporti del sacerdote all’amministrazione parrocchiale, in modo che alla cessazione dell’ufficio di Parroco risulti con chiarezza quanto il sacerdote ha dato del proprio denaro;
- utilizzare due distinti conti correnti bancari, uno intestato alla Parrocchia ed uno intestato al sacerdote e richiesto per l’accredito dell’integrazione dell’Istituto per il Sostentamento del Clero;
- appaia la firma con la sigla n. q. (nella qualità) o con l’indicazione "Parroco pro tempore", quando il sacerdote agisce in rappresentanza della parrocchia.
41 - Il rendiconto e il preventivo annuale
La parrocchia, come qualsiasi persona giuridica pubblica è tenuta a presentare ogni anno il rendiconto amministrativo all’Ordinario del luogo che lo deve far esaminare dal Consiglio per gli Affari Economici della Diocesi. La redazione accurata e fedele del rendiconto annuale è la prova più evidente di un’amministrazione parrocchiale corretta e ordinata. Il rendiconto tra l’altro permette all’Ordinario di svolgere il proprio compito di vigilanza nei confronti dell’amministrazione della parrocchia e di intervenire opportunamente a favore di essa. Per normativa diocesana si stabilisce che entro il 31 marzo successivo alla fine di ogni esercizio finanziario, che va dall’1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno, il parroco dovrà sottoporre all’Ordinario Diocesano, corredato da opportuna relazione, il bilancio consuntivo e il bilancio preventivo dell’esercizio in corso.
I bilanci dovranno essere debitamente firmati dai membri del C.P.A.E.. Ad ogni buon fine, si ritiene utile fornire le seguenti indicazioni:
- per la redazione del rendiconto si consiglia l’utilizzazione dello schema fornito dal segretariato amministrativo diocesano;
- tutte le entrate e le uscite dovranno rispecchiare le movimentazioni contabili sul libro mastro preventivamente vidimato dal segretariato amministrativo diocesano
- il rendiconto, basato sul principio di cassa, non può evidenziare disavanzi di gestione. Sono ammesse, comunque, anticipazioni da parte del parroco o da terzi che dovranno essere portate a saldo nel successivo bilancio preventivo;
- eventuali accensioni di debiti o impegni interessanti più esercizi, e comunque per importi superiori a £ 30 milioni, dovranno essere preventivamente autorizzate dal C.A.E.D. e dall’Ordinario Diocesano; gli stessi saranno oggetto di rilievo nella nota esplicativa;
- l’avanzo di gestione dell’esercizio dell’esercizio risultante dal riepilogo dovrà essere riportato al nuovo esercizio nel prospetto delle entrate;
- eventuali gestioni di altre attività parrocchiali saranno oggetto di contabilità separate;
- nelle voci di uscita è necessario rilevare correttamente le spese afferenti le remunerazioni ai parroci e la quota pro-seminario (Lire mensili per numero abitanti). Tali quote capitarie sono quelle stabilite dalla normativa diocesana vigente;
- per gli acquisti di beni a utilizzazione pluriennale (immobili, mobili e arredi, attrezzature, autovetture, computer, ecc.) è opportuno procedere ad una specifica inventariazione degli stessi;
- la relazione esplicativa che accompagna il rendiconto dovrà presentare:

1. la situazione economico-finanziaria dell’ente parrocchia;
2. eventuali previsioni di entrata ed uscita per gli esercizi successivi;
3. un’analisi delle voci più significative del rendiconto;